ค ม อการใช งานโปรแกรมขายส นค า NS EasyStore Professional

Transcription

1 0 ค ม อการใช งานโปรแกรมขายส นค า NS EasyStore Professional

2 1 เร มต นการใช งานโปรแกรมขายส นค า NS EasyStore Professional 1. การเร ยกใช งานโปรแกรม การเร ยกใช งานโปรแกรมหร อการเป ดใช โปรแกรมน น สามารถทาได โดยการด บเบ ลคล กท ร ปไอคอนบนหน าจอของ โปรแกรมด งภาพ ไอคอนโปรแกรม NS EasyStore 2. การใช งานหน า Login เป นหน าสาหร บให ย นย นต วตนและส ทธ ในการเข าใช งานระบบ ให ผ ใช ป อนช อผ ใช และรห สผ าน จากน นกดป ม Enter ท แป นพ มพ หร อกดป ม ตกลง หากช อผ ใช และรห สผ านถ กต อง โปรแกรมจะอน ญาตให เข าส หน าหล ก ป อนช อผ ใช และ รห สผ านท น

3 3. หน าหล กโปรแกรม เป นหน าหล กของโปรแกรมม หน าท อานวยความสะดวกแก ผ ใช ในการเร ยกใช หน าอ นๆ ท งหมดของโปรแกรม ซ งประกอบ ไปด วยเมน แบบข อความธรรมดาและร ปภาพไอคอน 2 เมน หล กสาหร บเร ยกใช หน าอ นๆ ของโปรแกรม 4. การจ ดการข อม ลประเภท/ย ห อส นค า เป นหน าสาหร บกาหนดประเภทหร อหมวดหม ส นค า เพ อให ง ายและเป นระบบระเบ ยบแก การทางานย งข น ซ งสามารถเข า ใช งานได ท เมน ข อม ล > ข อม ลประเภท/ย ห อส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ การเพ มใหม ทาได โดยการป อนข อม ล ในช องให ถ กต องแล วกดป ม บ นท ก ป มล างจอ ม หน าท ในการเคล ยร ข อม ลใน ช องร บข อม ล ให ว างเปล า การแก ไข ทาได โดยการคล กบรรท ดท ต องการ ในตารางจากน นจะปรากฏข อม ลในช อง สามารถแก ไข ข อม ลได เลย จากน นกดป ม บ นท ก การลบ ทาได โดยการคล กบรรท ดท ต องการ ในตารางจากน นจะปรากฏข อม ลในช อง จากน นกดป ม ลบ หมายเหต : เน องจากการใช งานโปรแกรมส วนใหญ ม การใช งานท เหม อนก น เช น การเพ มใหม การแก ไข ลบ ล างจอ ด งน นหน าอ นๆ ขอใช เน อหาในห วข อน เป นหล กในการใช งาน

4 5. การจ ดการข อม ลส นค า เป นหน าสาหร บการจ ดการข อม ลส นค าท งหมด เช น การเพ มใหม, การแก ไขข อม ลส นค า อาท ราคา ช อเร ยก เป นต น, การลบข อม ล, การปร บสต อก, การกาหนดราคาท น, ราคาขาย, กาหนดจ ดเต อนการส งซ อส นค า เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > ข อม ลส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ 3 ส วนการจ ดการข อม ล เพ มใหม, แก ไข, ลบ ส วนการค นหาข อม ล (หมายเหต : การใช งานส วนใหญ อ งจากข อ 4 การจ ดการข อม ลประเภท/ย ห อส นค า) 6. การจ ดการข อม ลล กค า เป นหน าสาหร บการจ ดการข อม ลล กค า (ใช ในกรณ ท องค การม การเก บข อม ลล กค า) ซ งสามารถจ ดการข อม ลต างๆ เช น การเพ มใหม, การแก ไขช อ ท อย, การลบข อม ล เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > ข อม ลล กค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ (หมายเหต : การใช งานส วนใหญ อ งจากข อ 4 การจ ดการข อม ลประเภท/ย ห อส นค า)

5 7. การจ ดการข อม ลผ ผล ต/ต วแทนจาหน าย เป นหน าสาหร บการจ ดการข อม ลผ ผล ต/ต วแทนจาหน าย (ใช ในกรณ ท องค การม การเก บข อม ลผ ผล ต/ผ จาหน าย/ค ค า) ซ งสามารถจ ดการข อม ลต างๆ เช น การเพ มใหม, แก ไข, ลบข อม ล เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > ข อม ลผ ผล ต/ต วแทนจาหน าย จะปรากฏหน าจอด งภาพ 4 (หมายเหต : การใช งานส วนใหญ อ งจากข อ 4 การจ ดการข อม ลประเภท/ย ห อส นค า) 8. การจ ดการข อม ลผ ใช ระบบ เป นหน าสาหร บการกาหนดข อม ลและส ทธ ให ก บผ ใช ระบบ เช น การเพ มใหม, การแก ไข, เปล ยนรห สผ าน, บล อคไม ให ใช งาน, ลบ เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > ข อม ลผ ใช ระบบ จะปรากฏหน าจอด งภาพ (หมายเหต : การใช งานส วนใหญ อ งจากข อ 4 การจ ดการข อม ลประเภท/ย ห อส นค า)

6 9. การสร างบาร โค ดแบบกาหนดเอง เป นหน าสาหร บการสร างรห สบาร โค ด แบบเล อกส นค าเองท ละรายการ เพ อพ มพ ไปต ดส นค าหร อใช ประโยชน ตามต องการ ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > สร างบาร โค ดแบบกาหนดเอง จะปรากฏหน าจอด งภาพ หมายเหต : รห สส นค าท สร างเองน น ควรไม เก น 5 หล กเช น เป นต น เพราะเวลาสร างบาร โค ดจะย งได ง ายและไม ยาวเก นไป ป อนรห สส นค าหร อย งจาก เคร องอ านบาร โค ด ในช องส ฟ า 5 ค นหาบางรายการ โดยการคล กป ม... จากน นจะปรากฏหน าจอสาหร บค นหาส นค า 10. การสร างบาร โค ดอ ตโนม ต แบบท 1 และ 2 เป นการเร ยกใช คาส งสร างบาร โค ดอ ตโนม ต ของโปรแกรม เพ อพ มพ รห สบาร โค ดส นค าไว ใช งานตามความต องการ ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > สร างบาร โค ดอ ตโนม ต แบบท 1 และ 2 จะปรากฏหน าจอด งภาพตามลาด บ

7 6 11. การต งค า / กาหนดข อม ลองค กร เป นหน าสาหร บการกาหนดค าพ นฐานของโปรแกรม และกาหนดข อม ลองค กร เช น การกาหนดช อ ท อย เบอร โทร สาหร บออกห วบ ล, การต งค าพ นฐานต างๆ ของโปรแกรม เช น ร ปแบบการใช โปรแกรม กาหนดกระดาษเอกสาร การออกบ ล ภาษ ม ลค าเพ ม การคานวณภาษ เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ข อม ล > ต งค า/กาหนดข อม ลองค กร จะปรากฏหน าจอด งภาพ ข อม ลสาหร บพ มพ ออกห วบ ล และเอกสารอ นๆ ในโปรแกรม หน าน ถ อว าเป นส วนสาค ญ เพราะม ผลโดยตรงก บร ปแบบการขาย ซ งขออธ บายด งน ร ปแบบการใช โปรแกรม : การกาหนดล กษณะก จการได แก แบบ MINIMART ท หน าขายจะม ร ปแบบการร บเง น - ทอนเง น ซ งแบบ STORE ไม ม ขนาดกระดาษใบเสร จ : กาหนดกระดาษใบเสร จได แก A4, SLIP (หน ากระดาษกว าง 57 mm ข นไป) การพ มพ ใบเสร จ : กาหนดให ใบเสร จแสดงภาษ ม ลค าเพ มหร อไม ได แก VAT (แสดงภาษ ), NO VAT (ไม แสดง) ให แก ไขราคาหน าขาย : ได แก YES (อน ญาตให แก ราคาหน าขายได ), NO (ไม อน ญาต) การคานวณภาษ ม ลค าเพ ม 7% : ได แก 1 VAT ใน (ราคาขายรวมภาษ แล ว เช น ราคาขาย 100 ซ งม ภาษ รวมอย 6.54 ), 2 VAT นอก (ค ดภาษ เพ มจากราคาส นค า เช น ราคาส นค า 100 บวกภาษ อ ก 7% = 107) การป ดเศษทศน ยม : ได แก 1 ไม ป ด (ไม ต องป ดทศน ยม), 2 ป ด (ป ดทศน ยมให เป นจานวนเต มเช น ราคารวม = 198, = 199)

8 12. การร บส นค าท ส งซ อ เป นหน าสาหร บการร บส นค าท ส งซ อจากผ ผล ตหร อผ จาหน าย โดยหน าน ม หน าท ในการจ ดเก บข อม ลรายละเอ ยดการส งซ อ ส นค า ว าซ ออะไรมาบ าง จานวนเท าไหร เม อทาการบ นท กสต อกส นค าจะเพ มข นอ ตโนม ต ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบงาน > ร บส นค าท ส งซ อ จะปรากฏหน าจอด งภาพ 7 ป อนรห สส นค าหร อใช เคร องอ าน บาร โค ดย งท ส นค า เล อกข อม ลผ ผล ต/ต วแทนจาหน าย คล กท ป ม... เพ อค นหาส นค า เปล ยนราคา หร อ จานวน โดยการคล ก ท ตาราง จากน นจะปรากฏช องส ฟ า ให พ มพ แทนท ได เลย ลบรายการโดยการด บเบ ลคล กท ตาราง

9 8 13. การขายส นค า เป นหน าสาหร บการบ นท กรายการขายส นค าแต ละว น ซ งรองร บการขายแบบเง นสด ล กหน เง นโอน เช คธนาคาร กาหนดการออกบ ลภาษ ม ลค าเพ มหร อไม ก ได รองร บส วนลด เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบงาน > ขายส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ ป อนรห สส นค าหร อใช เคร องอ าน บาร โค ดย งท ส นค า ป อนข อม ลล กค า คล กท ป ม... เพ อค นหาส นค า เปล ยนราคา หร อ จานวน โดยการคล ก ท ตาราง จากน นจะปรากฏช องส ฟ า ให พ มพ แทนท ได เลย ลบรายการโดยการด บเบ ลคล กท ตาราง กาหนดเง อนไขการชาระเง น หมายเหต : เลขท การขายจะ Run อ ตโนม ต โดยม หล กการด งน เลขท N แยกอธ บายค อ N = อ กษรนาหน าหมายถ ง Number, 55 = ป พ.ศ., 08 = เด อนท 8 (ส งหาคม), = เลขลาด บเอกสาร เม อข นเด อนใหม เลขท จะเร มน บ 1 ใหม เช น ป จจ บ นค อเด อน ส.ค. 55 เลขท บ ลล าส ดค อ N , พอเด อน ก.ย. 55 จะได N

10 14. การยกเล กบ ลการขาย เป นการยกเล กบ ลการขายส นค า ซ งอาจเก ดจากข อผ ดพลาด เช น รายละเอ ยดบ ลส วนใดส วนหน งผ ดหร อล กค าต องการ ยกเล กบ ลน เม อยกเล กบ ลแล วรายการใดๆ ท เก ดข นในบ ลน จะกล บค นส ค าเด มเช น สต อกท เคยต ดไปก จะกล บค นมา เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบงาน > ยกเล กการขาย จะปรากฏหน าจอด งภาพ 9 ป อนเลขท ใบเสร จท ต องการยกเล ก แล วกดป ม ค นหา เม อถ กต องแล วกดป ม ตกลง 15. การร บชาระหน เป นหน าสาหร บการค นหาล กหน ตรวจสอบยอดล กหน ร บชาระหน ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบงาน > ร บชาระหน จะปรากฏหน าจอด งภาพ ด บเบ ลคล กท ตารางเพ อร บชาระหน จะปรากฏหน าจอ สาหร บการร บชาระหน ป อนจานวนเง นท ชาระแล วกดป ม บ นท ก

11 16. การพ มพ สาเนาเอกสาร เป นหน าสาหร บพ มพ สาเนาเอกสารเพ มเต ม ค อ สาเนาใบเสร จ, สาเนาใบเสร จร บชาระหน ซ งสามารถเข าใช งานได โดย เข าท เมน ระบบงาน > พ มพ สาเนาเอกสาร จะปรากฏหน าจอด งภาพ 10 ป อนเลขท เอกสารแล วกดป ม พ มพ 17. การเร ยกด รายงานส นค าคงเหล อ เป นหน าสาหร บตรวจเช คยอดส นค าคงเหล อ สามารถด เฉพาะบางรายการ บางประเภท ส นค าท จานวนคงเหล อ อย ในระด บเต อน หร อ ส นค าท งหมดและสามารถพ มพ ออกจากเคร องพ มพ ได ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > รายงานส นค าคงเหล อ จะปรากฏหน าจอด งภาพ ป อนเง อนไขการค นหา เช น ค นตามประเภท, ค นตามรห ส, ช อส นค า, รายละเอ ยด, ส นค าท งหมด

12 18. การเร ยกด รายละเอ ยดการร บ, การขายส นค า เป นหน าสาหร บการเร ยกด รายละเอ ยดการร บส นค า, การขายส นค า ซ งสามารถเร ยกด ได ตามช วงเวลา หร อ ประจาว น, ส ปดาห, เด อน, ป หร อด ตามเลขท เอกสาร เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > รายละเอ ยดการร บส นค า หร อ รายละเอ ยดการขายส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ 11 เล อกช วงว นท หร อ ป อนเลขท เอกสาร แล วกดป ม พ มพ 19. การเร ยกด รายงานสร ปการขายส นค า เป นหน าสาหร บเร ยกด ข อม ลการขายส นค า ตามช วงเวลา, ประจาว น, ส ปดาห, เด อน, ป สามารถด เฉพาะล กค าบางราย หร อด ท งหมดได โดยโปรแกรมจะรวมม ลค าส นค า, ม ลค าส วนลด แยกประเภทชาระเง นออกมาให อย างช ดเจน เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > สร ปการขายส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ หมายเหต : รวมราคาก อนป ดเศษ หมายถ งอะไร? ต วอย างเช น รวมราคาก อนป ดเศษท งส น = 1,720.44, รวมราคาส นค าท งส น = 1, จะเห นว าผลต างค อ 0.44 เก ดจากตอนท ออกบ ลขายส นค าน นม การส งให ป ด เศษทศน ยมอ ตโนม ต ซ งเศษทศน ยมท ได ไม ถ ง 0.5 โปรแกรมจ งส งป ดท ง อ ตโนม ต จ งค ดเง นจากล กค า = 1, โปรแกรมจ งแสดงให ทราบว าม เหต การณ แบบน เก ดข น สามารถหล กเล ยงได โดยการขายส นค าเป นจานวน เต มเช น 10, 19, 280, 590 เป นต น

13 20. การเร ยกด รายงานสร ปยอดขายส นค า เป นหน าสาหร บตรวจสอบยอดขายส นค า ส นค าขายด สามารถด เฉพาะบางรายการ บางประเภท หร อส นค าท งหมด ตามช วงเวลา, ว น, เด อน, ป เป นต น สามารถพ มพ ออกจากเคร องพ มพ ได ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > สร ปยอดขายส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ เล อกช วงว นท หร อ ป อนเง อนไขการค นหา จากน นกดป มเร ยกด โปรแกรมจะแสดงยอดขายส นค าจากมากส ดไปหาน อย การเร ยกด รายงานสร ปกาไรจากยอดขาย เป นหน าสาหร บตรวจสอบผลกาไรเบ องต น ว าส นค าท ขายไปน นค ดเป นต นท นก บาท กาไรก บาท ซ งสามารถด ได ตาม ช วงเวลา, ว น, เด อน, ป และหน าน ย งบอกด วยว าในป จจ บ นม ของเหล ออย รวมเป นม ลค าราคาท นก บาท ราคาขายก บาท เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > สร ปกาไรจากยอดขาย จะปรากฏหน าจอด งภาพ ความหมาของการป ดเศษ สามารถด ได จาก ห วข อท 19 การเร ยกด รายงานสร ปการขาย ส นค า ส วนน แสดงม ลค าส นค าท งหมดท เหล ออย ในราคาท นและราคาขาย

14 22. การเร ยกด รายงานสร ปเง นประจากะ เป นหน าสาหร บเร ยกด รายงานสร ปกะแต ละกะ ว าในกะด งกล าวขายได เป นเง นเท าไหร โดยโปรแกรมจะแยกเง นสด ล กหน เง นโอน เช คธนาคาร เง นสดจากการชาระหน ยอดขายรวมท งส น ส วนลด เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > สร ปเง นประจากะ จะปรากฏหน าจอด งภาพ 13 เล อกว นท เล อกช อผ ใช กดป ม เร ยกด หากต องการพ มพ กดป ม พ มพ 23. การเร ยกด รายงานกราฟสถ ต สร ปยอดขายส นค า ผ ใช สามารถเร ยกด กราฟสร ปยอดขายส นค าและสร ปส วนลดแต ละเด อน สามารถปร บแต งร ปแบบกราฟได ตามต องการ เช น ส พ นหล ง ส กราฟ การเร ยงข อม ล แบบกราฟ เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > กราฟสถ ต สร ปยอดขายส นค า จะปรากฏหน าจอด งภาพ สามารถพ มพ ออกได ในร ปแบบของรายงาน และกราฟ หร อบ นท กไว เป นร ปภาพก ได

15 24. การเร ยกด รายงานสร ปยอดภาษ ซ อ/ภาษ ขาย เป นหน าสาหร บสอบถามขอดภาษ ซ อและภาษ ขาย ว าเป นยอดรวมท งส นเท าไหร ซ งสามารถเร ยกด ได ตามช วงเวลา, ว น, เด อน, ป เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > สร ปยอดภาษ ซ อ/ภาษ ขาย จะปรากฏหน าจอด งภาพ 14 เล อกเง อนไขการแสดงรายงาน 25. การเร ยกด รายงานล กหน ค างชาระ เป นหน าสาหร บการเร ยกด รายงานล กหน ค างชาระแต ละรายว า ม ใครบ างเป นเง นเท าไหร คงค างเท าไหร เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > รายงานล กหน ค างชาระ จะปรากฏหน าจอด งภาพ

16 การเร ยกด รายงานรายละเอ ยดการชาระหน เป นหน าสาหร บเร ยกด รายงานรายละเอ ยดการชาระหน แต ละเลขท เอกสาร ซ งสามารถเร ยกด ได ตามเลขท ขาย หร อ ตามช วงเวลา, ว น, เด อน, ป เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > รายงานรายละเอ ยดการชาระหน จะปรากฏหน าจอด งภาพ ระบ ว นท หร อป อนเลขท เอกสาร จากน นกดป ม พ มพ 27. การเร ยกด รายงานการยกเล กบ ลขาย เป นหน าสาหร บเร ยกด รายงานการยกเล กบ ล สามารถเร ยกด ได ตามเลขท ขาย หร อ ตามช วงเวลา, ว น, เด อน, ป เป นต น ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน ระบบรายงาน > รายงานการยกเล กบ ลขาย จะปรากฏหน าจอด งภาพ ระบ ว นท หร อป อนเลขท เอกสาร จากน นกดป ม พ มพ 28. การสารองข อม ล เป นการทาสาเนาฐานข อม ลหล ก ไปเก บสารองไว ท อ น ซ ง 1 เด อนควรทาการสารองข อม ลอย างน อย 1 คร ง ถ าสารองได ท กๆ ส ปดาห ย งด ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน เคร องม อ > สารองข อม ล จะปรากฏหน าจอด งภาพ เล อกท เก บไฟล แล วกดป ม ตกลง

17 29. การนาข อม ลสารองกล บมาใช เป นการนาฐานข อม ลท เคยสารองไว กล บมาใช ควรอ านคาอธ บายในหน าด งกล าวให เข าใจก อน ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน เคร องม อ > นาข อม ลสารองกล บมาใช จะปรากฏหน าจอด งภาพ 16 เล อกท เก บไฟล ข อม ลสารอง จากน นกดป ม ตกลง 30. การล างข อม ลความเคล อนไหว เป นการลบข อม ลความเคล อนไหวในโปรแกรมท งให หมด เช น ข อม ลการขาย การส งซ อ การชาระหน เป นต น ควรอ าน คาเต อนท ปรากฏในหน าด งกล าวให เข าใจก อน ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน เคร องม อ > ล างข อม ลความเคล อนไหว จะปรากฏหน าจอด งภาพ

18 31. การล างข อม ลท งหมด เป นการลบข อม ลท งหมดในโปรแกรมท ง ควรอ านคาเต อนท ปรากฏในหน าด งกล าวให เข าใจก อน ซ งสามารถเข าใช งานได โดยเข าท เมน เคร องม อ > ล างข อม ลท งหมด จะปรากฏหน าจอด งภาพ การเร ยกด ค ม อและว ด โอการใช งาน สามารถทาได โดยเข าท เมน ช วยเหล อ ด งภาพ

19 33. การเร ยกใช งานหน าลงทะเบ ยนโปรแกรม เป นหน าสาหร บอานวยความสะดวกให ก บผ ใช ในการลงทะเบ ยนโปแกรม ซ งจะม คาแนะนาและข นตอนการลงทะเบ ยน โปรแกรมอธ บายอย ในหน าด งกล าว เม อผ ใช ได ร บค ย ลงทะเบ ยนอย างถ กต องแล ว เพ ยงนาค ย ลงทะเบ ยนมาป อนลงในหน าน แล วกดป มลงทะเบ ยนโปแกรม โปรแกรมก จะสามารถใช งานได ต อไปเต มร ปแบบไม ม ว นหมดอาย สามารถทาได โดยเข าท เมน เก ยวก บโปรแกรม > ลงทะเบ ยนโปรแกรม ด งภาพ 18 ป อนค ย ลงทะเบ ยนในช องส ฟ า จากน นกดป ม ตกลง เราหว งเป นอย างย งว าโปรแกรมน จะช วยให เก ดประโยชน ก บงานของท านได เป นอย างด นะคร บ ขอบค ณคร บ